Fertigstellung unser IT-Organizer Webapp

Unsere IT-Organizer Webapp ist mittlerweile fertiggestellt und bei einigen Kunden im Einsatz. Wir werden im Anschluss noch einige Änderungen am Design vornehmen. Die Webapplikation ist zusätzlich mit einer 2 FA Authentifizierung ausgerüstet. Kundendaten können eingesehen aber nicht geändert werden. Erfasste Zeiten lassen sich im Kalender kontrollieren und ändern. Fahrzeiten lassen sich mittels drücken auf den Button „Ganz oder Halb“ einfach dazubuchen.

Der Preis für die Webapp beträgt 10 Euro im Monat. Wenn Sie Interesse haben dann melden Sie sich. Gerne können wir Ihnen einen Installationstermin nennen.

Automatisierung von laufenden Versions- Updates

Das Update der SQL-Datenbank und der Windows-Applikation erfolgt mit der neuen Version 1.0.2.19 weitestgehend automatisch. Über das Formular „Update-Verarbeitung“ laden Sie sich das Erweiterungs-Skript für die Datenbank und die neue Applikation herunter. Danach führen Sie das Skript und das Update aus, starten den IT-Organizer neu und das Update ist fertig installiert.

Beachten Sie, dass Sie immer vor dem Starten des Updates ein Backup ausführen.

Erstellung von Backups und Wiederherstellung einer bereits gesicherten Datenbank

Damit kommen wir dann zum nächsten Punkt dem Backup und Wiederherstellungsformular. Der Button Backup sichert alle auf Ihrem SQL-Server liegenden Datenbanken. Für Kunden die mehre Datenbanken haben (Mehrere Mandaten) wird mit dem Drücken des Buttons alle Datenbanken nacheinander gesichert und in das freigegebene Directory gelegt.

Zum Wiederherstellen einer Datenbank gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie das zum Wiederherstellen vorgesehen Backup File
2. Wählen Sie oben die Datenbank aus
3. Drücken Sie Wiederherstellung und warten Sie, bis die Datenbank wieder hergestellt wurde. Beachten Sie, dass der Backup Pfad die notwendigen Rechte besitzen muss.

Kontroll- Funktion Tagesabschluss

Damit keine Zeiten vergessen werden haben wir zusätzlich zum Scheduler noch eine zweite Kontroll-Funktion programmiert, den sogenannten Tagesabschluss. Jeder Mitarbeiter sollte am Ende des Tages dieses Formular öffnen. Hier bekommt er einen Überblick über alle in der Kalenderwoche eingetragenen Zeiteinträge. Über die aufgeführten Kacheln kann er jeweils in die laufenden Tage springen. Über die Buttons oben im Grid-View kann er einzelne Zeiteinträge abschließen bzw. wieder öffnen. Mit dem Button unten rechts werden alle aufgeführten Zeiteinträge als abgeschlossen gekennzeichnet. Die Banderole der Kacheln färben sich anschließend grün.

Zusätzlich können Sie als Super-Admin sich bei nicht erledigen Tagesabschlüssen oder fehlende Zeiteinträgen sich eine E-Mail senden lassen. Unter Stammdaten können Sie die notwendigen Einstellungen hierzu vornehmen. Hier lässt sich die Funktion ebenfalls ein- und ausschalten. Beachten Sie, dass die SMTP- Funktion konfiguriert ist.

Vorausschau:

Unsere Android App befindet sich in der Betaphase und wird dieses Jahr noch fertiggestellt.

Vorschau – Web-Applikation

Wie bereits angekündigt, werden wir zu Beginn des Monats August 2022 eine Web-Applikation für die Eingabe der Zeiten herausgeben. Hier haben wir unseren Scheduler wie in unserer Windows Applikation abgebildet. Außendienstmitarbeiter haben nun die Möglichkeit Ihren Termin vor Ort mit dem Tablet oder einem Notebook einzugeben.

Wir werden hier nochmals gesondert auf Sie zukommen.

Die größte Neuerung - unsere Fakturierung

Hier haben wir die folgenden Funktionen untergebracht.

Über eine Software Solution - unserem FTP-Tool können wir zum heutigen Stand folgende Artikel-Daten in unseren Datenbestand laden und wieder über die Applikation abrufen. • Also Actebis • Wortmann

Hier ein kleines Beispiel:

Sie können hier nach bestimmten Produkten, Artikelbeschreibungen filtern. Mit dem Klick auf Übernehmen, wird der Artikel in das Angebot, Auftrag oder Rechnung übernommen.

Bei Auswahl des Artikels werden automatisch die Marge berechnet und als Prozentzahl angezeigt.

Angebote, Aufträge und Rechnungen lassen sich via E-Mail und PDF mit Ihrem individuell hinterlegen Briefpapier versenden. Die Dokumente werden in die Verzeichnis-Struktur vom IT-Organizer abgelegt. Da die Funktionen mittlerweile doch sehr umfangreich sind, bitte ich darum einen Beratungstermin zu vereinbaren. Reporting Designer: Alle Reporte innerhalb unserer Applikation lassen sich über das neue Stammdaten Formular individuell anpassen.

Reporting Designer:

Gerne informieren wir Sie über diese neue Funktion, die schon sehnlichst erwartet wurde.

Grundlegende Neuerungen in der Version 1.0.2.16

Im Kalender haben wir beim Ticket die Fahrpauschalen abgebildet. So erkennen Sie auch im Scheduler, wenn Sie hier vor Ort waren und die Fahrpauschale gebucht wurde.

Analog haben wir bei den Arbeitszeiten, die Fahrzeiten ausgeblendet. Diese können Sie extra einblenden. Bei den Tickets wird die Kfz- Pauschale gesondert angezeigt. Es kann auch danach gefiltert werden.

Bei allen Formularen in denen Text eingegeben werden kann z. B. bei den Arbeitszeiten, haben wir die deutsche Rechtschreibprüfung eingebaut. Während dem Tippen wird angezeigt, ob die Rechtschreibung stimmt!

Bei allen Formularen lassen sich Textbausteine mit der Funktionstaste F2 einblenden. Hier können Sie Textpassagen, die öfters verwendet werden, gespeichert werden.

Individuelle Schriftgrößen:

Über das Mitarbeiterformular oder über Favoriten (Menü siehe unten) lässt sich die Schriftgröße für die Grids und alle Formulare anpassen hier ändern Sie einfach die Einstellung von Standard „0“ auf 1 bis 3.

Tages, Wochen oder Monatsübersichten über alle eingetragenen Zeiten! Scheduler-Erfassung für Zeiten

Als größte Erweiterung haben wir einen Scheduler programmiert, über den man nun Zeiten und Tickets erfassen kann und gleichzeitig angezeigt bekommt wie die Arbeitswoche, Tag oder Monat aussieht.

Für die Geschäftsleitung gibt es die Möglichkeit alle Zeiteinträge für alle Mitarbeiter einzusehen, bzw. diese zu selektieren.

Wie bei Outlook können Sie auf dem Scheduler z. B. eine Stunde markieren, dann über das Detailmenü „neues Ticket anlegen“. Oder Sie gehen oben im Ribbon Menü einfach auf „Neue Aufgabe“. Es öffnet sich eine Auswahl für die Kundeneingabe. Danach können Sie entweder ein Ticket erstellen oder ein Projekt mit Aufgabe wählen.

Für das schnelle Erfassen reicht die Auswahl des Tickets siehe oben. Oder Sie entscheiden sich für ein vorgefasstes Projekt mit einer fest definierten Aufgabe.

Markieren Sie hier einfach und schnell Ihr Projekt sowie die Aufgabe und gehen Sie dann auf Zeit erfassen. Sie sehen wir konnten hier die Wege erheblich verkürzen.

Time is money!

Wir haben uns das zu Herzen genommen und deshalb nochmals am Time-Management gearbeitet. (3 klicks und den Kunden ausgewählt)

Kunden rufen an, wir bearbeiten den Support Fall schnell und unbürokratisch. Und danach schnell kommt das nächste Gespräch rein und dann weiß man nicht mehr wann man was man gemacht hat.

Hier die Lösung!

Taste F10 drücken danach F5 drücken und den Kunden selektieren. (2 x Knopf gedrückt) Tragen Sie nun bei Start den Beginn Ihrer Arbeiten ein. Danach drücken Sie den Button Ticket schließen. (1 x Knopf gedrückt)

Sie werden direkt zur Zeiterfassung weitergeleitet. Erfassen Sie nun Ihre Arbeiten beim Kunden. Pausenzeiten die angefallen sind können eingetragen und berechnet werden. Material was beim Kunden verbaut wurde kurz noch eintragen und alle wichtigen Daten sind erfasst.

Die F10 Taste ist immer verfügbar.

Zu guter Letzt, haben wir nun auch Favoriten programmiert. Sie bestimmen nun welches Formular Sie beim Öffnen des IT-Organizers sehen möchten.

Alle Menüs im Startverzeichnis lassen sich ebenfalls über die Stammdaten entfernen.

Neue Funktionen & Erweiterungen

Time is money!

Wir haben uns das zu Herzen genommen und deshalb nochmals am Time-Management gearbeitet. (3 klicks und den Kunden ausgewählt) Kunden rufen an, wir bearbeiten den Support Fall schnell und unbürokratisch. Und danach schnell kommt das nächste Gespräch rein und dann weiß man nicht mehr wann man was man gemacht hat. Hier die Lösung! Taste F10 drücken danach F5 drücken und den Kunden selektieren. (2 x Knopf gedrückt) Tragen Sie nun bei Start den Beginn Ihrer Arbeiten ein. Danach drücken Sie den Button Ticket schließen. (1 x Knopf gedrückt)

Sie werden direkt zur Zeiterfassung weitergeleitet. Erfassen Sie nun Ihre Arbeiten bei Kunden. Pausenzeiten die angefallen sind können eingetragen und berechnet werden. Material was beim Kunden verbaut wurde kurz noch Eintragen und tschüss…

Die F10 Taste ist immer verfügbar. Diese Version ist ab der kommenden Woche verfügbar.

Neue Funktionen & Erweiterungen

Grundlegende Neuerungen: In dieser Version haben wir einen großen Focus auf die Menüführung gelegt. Einige kleinere Zusatzfunktionen wurden bereitgestellt. Hier die wichtigsten Funktionen:

Das Dashboard haben wir von den Farben grundlegend verändert, so dass man nun auch bei anderen Designdarstellung die Felder besser lesen kann. Alle Formulare wurden mit selbsterklärenden Buttons versehen. Die Hauptbuttons befinden sich jeweils rechts unten die Buttons die nicht so oft verwendet werden haben wir in der Farbe Silber auf die rechte Seite angebracht. Die wichtigsten Funktionen sind mittels der Funktionstasten aufrufbar.

Funktionstasten:

• Speichern = F4
• Neue Aufgabe = F5
• Neues Projekt = F6
• Durch die neue Colorierung des Dashboards wirkt dieses nun übersichtlicher.

Die Schriftgröße des Startmenüs ist nun ebenfalls über die Stammdaten einstellbar und kann nun auch bei großen Bildschirmdarstellungen gut gelesen werden.

Stammdaten

Dashboard Fernwartung via IT-Organizer

Mittels der Supremo Fernwartung hat man über die neue Funktion „Fernwartung“ die Möglichkeit direkt aus dem IT-Organizer in die Fernwartung zu springen.

Supremo ist eine kostengünstige Fernwartungssoftware, die es ebenfalls ermöglicht auch bei Windows Clients mit der Mehrbenutzer-Umgebung gut klar zu kommen. Über den Control Button hat man die Möglichkeit sich als Administrator innerhalb der Domäne anzumelden.

Erweiterung des Timers

Hier haben wir das Eingabefeld des Kunden zusätzlich mit dem Zusatzfeld versehen. Ebenfalls kann man nun ohne ein Projekt anzugeben in die Aufgabe bzw. in das Ticket wechseln.

Optimierung der Zeitabrechnung

Über die Filter haben Sie nun die Möglichkeit zielgerichtet nach speziellen Leistungen zu suchen. Über das neue Feld Quartal können Sie das Jahr und das Qurtal suchen und den Filter mit dem Kunden kombinieren.

Über das die neue Funktion können Sie mit einem Knopfdruck alle Daten markieren und danach selektiv abrechnen. Jahresbericht abgerechnete Zeiten

Über diese neue Control können Sie auf einen Blick sehen, wieviel Arbeitszeit und wieviel Fahrten für einen Kunden aufgelaufen sind. Fahrten die bereits im Support Vertrag vereinbart sind werden subtrahiert. Somit bekomme Sie regelmäßig eine Übersicht über die Aktivitäten bei Ihren Kunden. Die Erzeugung eines Excelsheets oder eines PDF´s sind bereits integriert. So können Sie die Daten weiterverarbeiten oder Ihrem Kunden zusenden.

Vorausschau auf die Faktura 2022

Die Arbeiten an unserer Fakturierung sind bereits in vollem Gange. Wir werden mit dem Programmieren einer Schnittstelle beginnen, die uns anhand des EAN Codes, ermittelt welches Produkt mit welcher Produktkategorie wir in den Wareneingang erhalten haben. Hier wird die Menge und der Kunde, der das Produkt erhalten soll, mittels EAN Handscanner erfasst. Bei Auslieferung wird die Hardware ein zweites Mal mit dem Hinweis Warenausgang nochmals gescannt. Hier mit erhalten wir schnell eine Übersicht, was im Lager ist und was vorgesehen ist für einen Kunden bzw. was ausgeliefert wurde, damit man nun hier dann gezielt die Rechnung erstellen kann. Sie sehen bei uns tut sich was. Wir werden die Faktura bei Zeiten an alle IT-Organizer Kunden ausliefern, so dass Sie sich einen Überblick machen können.

Neue Funktionen & Erweiterungen

Integration Filestruktur

Filestrukturen integrieren und optimieren:

Mit dem Integrieren der Kunden Dokumente und des Rechnungsarchivs ist es uns gelungen, den Bogen auf die bestehenden Daten Ihres Filesystems zu lösen. Das Rechnungsarchiv haben wir so angelegt, dass bei Eingabe der Kundendaten oder beim Schließen des Kunden Formulars die File Struktur automatisch angelegt wird.

Das Kunden Directory lässt sich manuell eingeben oder ebenfalls automatisch erzeugen. Wir der Pfad nicht manuell eingegeben, wird der Pfad automatisch erzeugt.

Überarbeitung Kundenformular

Die Kundenmaske wurde deshalb wieder um folgende Controls erweitert. • Kunden Directory • Rechnungsarchiv Siehe Tab Erweiterungen

Rechnungsarchiv

Das Rechnungsarchiv soll bereits zukunftsweisend sein für unsere Fakturierung, die ab Dezember 2021 planmäßig programmiert wird. Alle gedruckten oder versendeten Rechnungen, Angebote, Aufträge oder Zeitreporte sollen hier abgelegt werden. Über die Stammdaten lassen sich die Directorys individuell anpassen. Sie können entweder nur die Kundennummer als Directory erstellen lassen oder zusätzlich den Firmen bzw. Kundennamen anzeigen lassen.

Timer-Funktion

Die Timer Funktion haben wir nach Wunsch durch einen unserer Kunden direkt auf das Main Formular untergebracht. Sie können nun entweder die Funktion direkt starten und nach dem Beenden der Zeit das Ticket neu anlegen und danach das Zeitformular öffnen. Die Start und Endzeit wird direkt in das Zeitformular übernommen und dort angezeigt. Die bisherige Funktion, das Starten des Timers aus dem Auftragsformular ist davon unberücksichtigt und funktioniert wie bisher.

Überarbeitung Kundenformular

Die Kundenmaske wurde um folgende Controls erweitert. Somit ist nun ein direkter und gezielter Zugriff auf folgende Controls möglich. Hier wurde der Wunsch eines Kunden umgesetzt, der gerne über die Kundenmaske auf alle notwendigen Daten Zugriff haben möchte. • Projekte wurden eingefügt und überarbeitet. • Passwörter • Dokumente • Netzwerk • Hardware • Lizenzen • Arbeitszeiten

Siehe Tab Erweiterungen

Optimieren der Zeiterfassung bei der Funktion Runden von Zeiten

Hier wurde die Eingabe optimiert. Gibt man nun 10 – 12 Uhr ein, wird nicht direkt auf 12:15 (bei 15 Minuten Rundungen) gerundet. Erst ab 12:01 Endtermin wird dann auf 12:15 gerundet.

Passwortsave Berechtigungen / Rollen

Der Passwortsave wurde mit Berechtigungen erweitert. Die Rollen Superadmin, Admin und Buchhalter haben nun die Möglich nur für Ihren Bereich Passwörter anzulegen. Beim Mitarbeiter werden die Daten nicht angezeigt. Ebenfalls hat der Mitarbeiter nicht die Möglichkeit Berechtigungen zu setzen.

Mit dem Mail-Tool für den IT-Organizer kann das bestehende Ticketsystem automatisiert und ergänzt werden. Hierzu werden Mails von Kunden an eine bestimmte Mail Adresse abgerufen und automatisch Supporttickets daraus generiert. Außerdem werden daraus neu generierte Tickets automatisch dem passenden Kunden zugeordnet. Des Weiteren unterstützt unser Mail-Tool die Option Mails von Backup-Programmen wie z.B. Veeam™ automatisiert einzulesen, auszuwerten und für Sie zentral im Programm zur Verfügung zu stellen. Die Anpassungen für das Filtern, können direkt in der Datenbank angepasst werden.

Über die Tabs s. o. können Sie den Filter für Tickets bzw. Backups einsehen. Das E-Mail Tool lässt sich genauso einfach an die Datenbank anbinden, wie der IT-Organizer.

Das Tool wird am Besten auf einem Server zus. Installiert. Die Einstellungen werden über das „Zahnrad“ einfach eingestellt. Danach wird der Timer aktiviert und nun kann es mit dem Ticket-Versand losgehen. Die E-Mail werden mit IMAP abgeholt und direkt in die Datenbank abgelegt. Über den Betreff (Subject) werden die Anfragen dann abgefiltert. Zum Beispiel „Support oder Ticket oder ähnliche Begriffe.

Bei der Aktivierung des Timers wird auch beim IT-Organizer der Timer eingeschaltet. Sie sehen das im oberen Bereich.

Empfängt das E-Mail Tool Support-Anfragen über eine E-Mail öffnet sich nun ein Fenster „TicketMails“ Hier können Sie unwichtige Anfragen deaktivieren oder über den Knopf Ticket anlegen die E-Mail in ein Ticket wandeln.

Das Ticket wird nun dem zust. Mitarbeiter zugewiesen, die Einträge werden vom Body der E-Mail übernommen. Anschließend können Sie das Ticket bearbeiten und die Zeiten in der Zeiterfassung abschließen.

Unser neuer „Timer“ kann Sie nun ebenfalls bei der Erfassung der Zeit unterstützen. Im Ticket Formular unten rechts gibt es einen neuen Button mit einer Uhr. Drücken Sie drauf, und starten Sie den Timer.

Nach Erledigung Ihres Tickets, können Sie die Zeit stoppen. Die Zeiterfassung wird geöffnet. Die gestoppte Zeit wird übernommen und Sie tragen einfach nur die Beschreibung ein.

Neue Funktionen & Erweiterungen

Überarbeitung Menüführung

• Das Menü wurde an die Benutzerrollen angepasst, so ist es nun nur noch dem Superadministrator und dem Administrator möglich die Einstellungen zu bearbeiten

• Damit der Benutzer sein Passwort ändern kann, haben wir das Menü Extras eingeführt

• Es ist nun möglich über den Menüpunkt „Lieferanten“ alle Lieferanten zu erfassen. Diese stehen Ihnen dann in dem Bereich Lizenzen und Hardware zur Verfügung

• Über die Stammdaten hat der Administrator die Möglichkeit verschiedene Menüpunkte zu deaktivieren

• Beachten Sie, dass Sie die Datei „NavBarLayout.xml“ vor dem Programmstart entfernen sollten. Diese befindet sich im Directory „Appdata“. Sie gelangen am Besten mit dem Menüpunkt Extras – Appdata Pfad“ dort hin. Öffnen Sie den Programmpfad, schließen Sie die Anwendung und entfernen Sie vor dem Programmstart die Datei

• In den Stammdaten gibt es nun etliche neue individuelle Einstellungen s. u.

Überarbeitung Menüführung

Die Zeiterfassung und die Abrechnung wurden grundlegend überarbeitet

• Die Zeiten können über die Stammdaten gerundet werden, die Anpassungen erfolgen individuell über die Stammdaten und werden dort über den Menüpunkt „Zeiten Runden auf dem Report aktiviert

• Nach dem Erfassen einer Zeit für ein Ticket, kann direkt die Fahrzeit mit einem Klick rapportiert werden. Ein Klick auf das Fahrzeugsymbol reicht aus

• Nach dem Klick auf das Fahrzeugsymbol wird direkt ein zusätzlicher Datensatz angelegt. Dies musste man in der Vergangenheit noch mit der Eingabe eines zus. Tickets machen.

Überarbeitung Hardware

Der Bereich Hardware wurde vergrößert und mit mehr Funktionalität ausgestattet.

• Hardware kann nun nicht mehr nur über die Schnittstelle angelegt werden, sondern es ist auch möglich diese manuell einzugeben

• Systeminformationen sieh Abbildung

• Informationen zur Bestellung und Lieferant inkl. vielen Zusatzinformationen wie Bestelldatum, Tracking Nummer etc.

• Informationen zur Hardware wurden erweitert

  • Maschinentyp (Server, Notebook etc.)
  • Maschinenstatus (Online, Offline, In Reparatur etc.)

Mit nur einem Blick ist es nun möglich zu sehen, ob ein Server in Reparatur ist!

Spezielle Anpassung für Crypto Miner

Für ein sehr spezielles Unternehmen welches sich mit Crypto Miner Technologie beschäftigt, konnten wir eine spezielle Konfiguration in unserer Software implementieren, die es ermöglicht eine große Anzahl von Miner anzulegen und zu überwachen.

Mit dieser Version haben wir folgende Neuerungen eingeführt:

• Die Applikation kann sich an unterschiedlichen Datenbanken anmelden. Vor dem Programmstart kann man entweder mit einem Click direkt zur Anmeldung wechseln oder man wählt eine andere Datenbank zum Anmelden aus. Somit kann man mehrere Firmen über eine Applikation betreiben.
• Beim Login wird zukünftig der angemeldete Windows-User in das Feld Benutzer eingetragen. Man benötigt nun nur noch das Passwort und gelangt nun so schneller in das Programm.
• Oben links haben wir einen Info Button angeordnet der über Support und Versionen Auskunft gibt. Man hat die Möglichkeit den TeamViewer zu downloaden.
• Das Zeitformular wurde optimiert und man kann nun Zeiten schneller dokumentieren.
• Die Kunden Maske wurde um Kontakte und Projekte, Aufgaben erweitert
• Ebenfalls konnten wir die gesamte Kunden Maske schöner und übersichtlicher gestalten.
• Die größten Veränderungen konnten wir in der Hardware Maske umsetzen. Hier hat man nun die Möglichkeit viele Daten über die Hardware einzutragen. Man kann die Hardware auch manuell eingeben.

• Im Reiter Systeminformationen kann man nun alle Informationen eintragen. Wir werden hier in Kürze noch weiter Neuerungen wie z. Garantie Ende und das Einfügen von Rechnungen etc.

• Das automatisierte Ein- Auslesen werden wir im kommenden Jahr realisieren.

• Im Projekt Formular kann man nun Aufgaben, Zeiten eintragen. Bereits inaktive Aufgaben lassen sich durch den roten Knopf unten wieder anzeigen.

• Die Menü Führung unten wurden um das doppelte vergrößert.